L’onboarding : ou comment fidéliser ses collaborateurs

L’onboarding : kézako ?

Définition de l’onboarding

L’onboarding ou en français « embarquement » représente l’idée d’accueillir un nouveau collaborateur dans une entreprise.

L’onboarding représente la phase d’intégration d’un nouveau collaborateur d’une entreprise. Ce processus d’intégration doit réellement être perçu par le nouveau collaborateur et par l’entreprise comme la suite logique, le prolongement de la phase de recrutement.

Ce processus d’intégration, c’est le chemin que va suivre un collaborateur depuis son recrutement, en passant pas son premier jour, sa première année.

C’est aussi le processus de familiarisation du nouvel employé avec la politique de l’entreprise, ses valeurs, son histoire, ses soft skills. En effet, un candidat qui possède les soft skills attendues par une entreprise aura beaucoup plus de facilités pour réussir son intégration.

Les objectifs d’un processus d’intégration

Recruter coûte cher, demande du temps et des moyens, il ne faut donc pas se tromper. Il est essentiel de soigner l’intégration du salarié.

Un processus d’onboarding répond à plusieurs enjeux :

Bénéfices d’une bonne intégration

• Collaborateur motivé, impliqué, plus créatif et performant
• Fidélisation à l’entreprise
• Positif pour l’image de l’entreprise, et pour sa marque employeur (68% des travailleurs pensent qu’une bonne expérience candidat reflète la façon dont une entreprise traite ses employés)
• Collaborateur autonome rapidement et donc opérationnel rapidement
• Création de liens entre les salariés
• Bonne ambiance de travail

Conséquences d’une mauvaise intégration

• Déception, perte de motivation, moindre productivité du collaborateur
• Départ de l’entreprise
• Néfaste pour l’image de l’entreprise, donc aussi pour sa marque employeur

De plus, selon A-S Bailly (professeure en Gestion des Relations Humaines), 20% des CDI rompus le sont pendant la phase d’essai. L’objectif d’un processus d’intégration est donc principalement de fidéliser ses nouveaux collaborateurs.

Les démarches administratives au moment de l’embauche d’un salarié

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit s’adonner à quelques formalités administratives car en cas de non-respect de ces formalités, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail dissimulé.

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

La DPAE est établie pour l’embauche de tout salarié. L’employeur a un délai de huit jours avant la date prévisible d’embauche pour effectuer cette déclaration auprès de l’URSSAF

Dans ce document, doivent figurer :

• Dénomination sociale, adresse de l’employeur
• Code APE de l’entreprise
• Numéro SIREN de l’entreprise
• Coordonnées du service de santé au travail dont dépend l’employeur

À noter que les stagiaires ne sont pas concernés par ce document.

Le registre unique du personnel

Un salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur un registre.

Dans ce registre, doivent figurer :

• Identification du salarié
• Carrière
• Type de contrat
• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre

Les salariés de l’entreprise doivent être inscrits dans l’ordre chronologique et de façon indélébile. De plus, ce registre devra être conservé 5 ans après le départ du salarié.

D’autres procédures comme les formalités d’affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire, la visite d’information et de prévention (VIP) sont à réaliser. Tout comme la remise au nouveau salarié de la copie de la DPAE et de son contrat de travail.

Les étapes clés d’un processus d’intégration

En amont

La phase en amont de l’arrivée d’un nouveau collaborateur représente le délai entre le moment où le candidat accepte l’offre d’emploi et son arrivée dans l’entreprise.

À ce moment, vous devez préparer l’arrivée du collaborateur en effectuant quelques actions :

• Informer l’ensemble des salariés de l’entreprise qu’un nouveau collaborateur va se joindre à l’équipe
• Préparer le bureau du nouveau collaborateur (ordinateur, documents divers…)
• Créer le compte Intranet du nouveau collaborateur (adresse mail, identifiant, mot de passe…)
• Créer les codes d’accès sur les outils de travail que le nouveau collaborateur sera amené à utiliser
• Prévenir vos équipes qu’un nouveau collaborateur arrive. Cet aspect peut sembler évident pourtant de nombreux salariés ne sont pas informés dans ce genre de situation. Pour éviter les situations gênantes, n’hésitez pas à envoyer quelques jours en avance un mail à vos équipes en présentant brièvement le nouvel arrivant. Evitez d’être exhaustif afin de susciter de l’intéraction le jour de son arrivée.

Le premier jour

Le premier jour dans une nouvelle entreprise est souvent perçue comme stressant pas les travailleurs. Assurez-vous alors de faire en sorte que le nouveau collaborateur se sente guider, accompagner dans sa découverte de l’entreprise.

Durant le jour J, voici ce que nous vous conseillons de réaliser :

• Remettre un livret d’accueil
• Remettre des goodies de l’entreprise (crayon, agenda, t-shirt…)
• Faire visiter les locaux
• Mettre en place un parrainage entre le nouveau collaborateur et un employé déjà présent
• Déjeuner avec le nouvel arrivant

Le premier mois

Durant le premier mois, le collaborateur va réellement se plonger dans son travail et dans l’atmosphère de l’entreprise. C’est un moment très important du recrutement car c’est pendant cette période que le nouveau salarié va se faire une idée de ce qu’est vraiment son travail dans l’entreprise et des valeurs portées par l’entreprise.

Pendant le premier mois, vous pouvez :

• Former le salarié pour qu’il soit à l’aise avec ses missions
• Réaliser des rendez-vous réguliers avec lui pour connaître son ressenti (aspects positifs, négatifs) : il est important de créer une relation de confiance afin qu’il se sente à l’aise de vous dire ce qui va et ce qui ne va pas.
• Réaliser des événements de team building (escape game, séminaire…) afin de renforcer son intégration au sein de son équipe. En effet, un salarié bien intégré est 70 % plus productif qu’un salarié mal intégré. (source : Gamelearn)

En bref

L’onboarding correspond au processus d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise.

Certaines démarches comme la rédaction de la DPAE, du registre unique du personnel sont nécessaires pour intégrer son salarié au niveau administratif.

Ce processus démarre en amont (préparation du poste de travail, des comptes Intranet) et ne prend jamais fin en réalité (séminaires, formations, événements de team building…).

Réussir son processus d’intégration, c’est miser sur la fidélisation des ses employés et sur une ambiance de travail agréable pour tous.